Projektmanagement für interne Projekte – a Survival Guide

Ich freute mich letztes Jahr über einen Vorstoß von Oliver F. Lehmann, der eine Projekttypologie vorstellte.  Dabei dokumentierte er auch mir schon bekannte Merkmale von internen Projekten. Denn als externer Berater erlebe ich, dass Unternehmen sich ganz anders verhalten, wenn ihre eigenen Mitarbeiter in den Fachabteilungen interne Projekte  durchführen.

„Macht einfach mal“ scheint es gut zu treffen.

Bei externen Projekten hält man sich hoffentlich an eine bestimmte Methodik, denn letztendlich liegt ein Preis dahinter. Intern dagegen gibt es häufig keinen eindeutigen Auftraggeber, dafür viele uneinige Stakeholder. Der Umfang ist am Anfang nur vage beschrieben, so dass der Projektleiter, der sich freuen kann, wenn er mal zwei Tage PM-Schulung genießen durfte, keinen definierten Rahmen für seine Arbeit vorfindet und improvisieren muss. Noch schlimmer, wenn er und sein „Team“ nur parttime in diesem Projekt arbeiten sollen. Daneben gibt es weitere Projekte, Aufgaben und andere Prioritäten.

Um eine Anstellung zu bekommen, überwindet ein Bewerber mehrere Hindernisse: die Bewerbung muss auffallen und gefallen, die Gespräche müssen vielversprechend verlaufen, vielleicht muss ein Assessment-Center bestanden werden, die angehenden Kollegen müssen beim Probearbeiten ein gutes Gefühl haben – und dann muss noch die Probezeit überstanden werden. Welche Auswahlverfahren kennen Sie für PROJEKTmitarbeiter?

Wie soll ein interner Projektleiter bei diesen Randbedingungen überhaupt erfolgreich sein?

Es gibt mehrere Aktionsfelder, zum Beispiel:

  1. Umfeld: So früh wie möglich vereinbaren, sogar einfordern, wer die Entscheidungen über Scope, Termin und Budget trifft. Ein Projektleiter soll vom Team aus immer wieder Empfehlungen aussprechen: „Never come empty-handed“, aber jemand muss es genehmigen.
  2. Planung: Realistisch schätzen, aber auch eine Sicherheitsmarge einplanen, insbesondere was die Dauer angeht. Mitarbeiter denken nicht an die Personentage oder –stunden, die sie für eine Aufgabe leisten müssen, sondern bis wann sie sie überhaupt schaffen. Wichtig ist, dass man erkennt, welche Abweichungen in der Realität auftauchen, – damit man reagieren kann.
  3. Budget: Viele Projekte arbeiten mit EDA-Budgets – ohne Finanzierung von Externen, Agenturen oder Sachmitteln, denn die Mitarbeiter usw. sind „eh da“. Wird tatsächlich kein zusätzliches Geld benötigt? Wer zahlt die Reisekosten, wenn das virtuelle Team sich doch mal zum Kick-Off treffen will? Und was ist mit kritischen Zeiten in den späteren Phasen?
    Es gibt übrigens immer ein bestimmtes Budget: die Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Wie sorgen sie dafür, dass sie ihre zugewiesenen Aufgaben  erledigen können?
  4. Commitment: Gute Ergebnisse fangen mit der Identifizierung mit dem Projekt an. Wie kann ich meinem „Team“ das Gefühl eines Miteinanders und die eigene Begeisterung vermitteln?

Ich hätte noch viel mehr im Petto, würde mich aber auf Ihre Kommentare und Empfehlungen freuen!

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Autor: bco

Hallo, ich bin Bernie Cornwell, der bco.harlekin. Wie schon meine Signatur-Kappe unten suggeriert, bin ich Wirtschaftsflüchtling aus England und seit der Brexitabstimmung Wahlexilant. Über Umwege via Sprachunterricht und Sozialarbeit bin ich bei der IT gelandet. Ich war in die Technik total verknallt und nach meinem ersten Realisierungsprojekt bei einer Berufsgenossenschaft habe ich mich als Business Analyst und Projektleiter sukzessiv immer weiter von der Technik entfernt… Inzwischen verdiene ich mein Brot als Berater, Trainer und Coach im Projektgeschäft in jeder beliebigen Branche. Mein Hintergrund und meine Reiselust führen mich überwiegend zu Einsätzen in der ganzen Welt oder/auch bei multikulturellen Unternehmen im deutschen Sprachraum. Mit den Jahren hat sich meine berufliche Einstellung wesentlich geändert. Früher Missionar in der Sache des methodischen Vorgehens, sehe ich mich nun eher als Lebenshelfer im Projektumfeld. Das Arbeiten in einem Projektteam kann lehrreich, stimulierend und begeisternd sein; es soll weder Mission Impossible noch Himmelskommando sein. Projekte können der beste Ansatz sein, Innovation, Wirtschaftlichkeit und reizvolles Arbeiten zu fördern. Warum lieben Projektleiter den „surrealistischen“ Dilbert? Weil er tägliche Projektsituationen darstellt, die wir wiedererkennen. Und weil sie leider recht realistisch sind.

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