Can you hear me? I can’t hear you!

Internationale Conference Calls

In internationalen Unternehmen ist der Conference Call das einfachste Mittel, um Besprechungen mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus verschiedenen Ländern zu ermöglichen. Je nach „policy“ des Unternehmens geschieht dies als Video Call (mit Web-Cams) oder „audio only“. Beides hat Vor- und Nachteile.

Vorteil des Video-Calls ist, dass es einfacher wird, dem Geschehen zu folgen, denn man sieht die Teilnehmer sprechen und kann aufkeimenden Ärger oder Ungeduld bei ihnen früher erkennen und deuten.

Der Vorteil von „audio only“ Calls ist hingegen, dass man bei Meetings, die aufgrund des Zeitunterschiedes mitten in der Nacht oder am frühen Morgen stattfinden, auch mal im Schlafanzug teilnehmen kann, ohne dass es auffällt. Ausserdem kann man – mit Headset ausgestattet – während des Meetings im Hause herumwandern.  Es ist dann allerdings sinnvoll, die Reichweite des eigenen Headsets zu kennen, sonst verpasst man unter Umständen die entscheidenden dramatischen Momente.

Der natürliche Feind eines harmonischen Conference Calls ist die mute-Taste. Es geschieht häufig, dass jemand diese Taste drückt, um zu husten, zu niessen, parallel zum Call Emails zu beantworten, die Espresso-Maschine keuchen zu lassen (oder aus 1000 anderen Gründen) und dann später vergisst, dass niemand ihn oder sie hören kann. Die Verbitterung wächst von Minute zu Minute, wenn versucht wird, das Wort zu ergreifen, und die anderen Teilnehmer reden ganz selbstverständlich durch den eigenen Beitrag hin! Die Erfahrung, wie Luft behandelt zu werden („Herr Doktor, alle ignorieren mich!“ „Der nächste, bitte!“), kann echte Aggression erzeugen, die man den betroffenen Damen und Herren auch noch anmerkt, nachdem sie die Ursache letztendlich herausgefunden haben.

Bei Conference Calls mit vielen Teilnehmern, die nicht in der eigenen Muttersprache geführt werden, lernt man den Typ „amerikanischer Ex-Militär“ schätzen, der auf Fragen auch mal ganz einfach mit „Yes, Sir“ oder „No, Mam“ antwortet. Weitschweifiges Argumentieren führt oft zu einer gewissen Desorientierung bei der Mehrzahl der Teilnehmer, und wenn der rote Faden erst mal verschwunden ist, findet man ihn so schnell nicht wieder!

Bei internationalen Meetings haben die Muttersprachler von vorn herein einen Heimvorteil, und alle anderen können froh sein, wenn dieser nicht auch noch durch zu schnelles Sprechen und rhetorische „Vernebelungen“ politisch ausgenutzt wird. Miteinander vertraute Teilnehmer können einander hier helfen, indem sie einen parallel laufenden Chat nutzen. Per Chat können dann schnell Fragen geklärt werden wie „Habt Ihr mitgekriegt, was sie gerade gesagt hat?“ oder „Was ist das für ein Dialekt?“ – „Texas!“ – „Ach so…“

Chats dienen auch als effizientes Abstimmungsmittel für eine Hierarchie-Teilmenge der Teilnehmerschar – über Sprach- und Mentalitätsbarrieren hinweg. Es kann sehr lustig sein, diese Chats im Nachhinein noch einmal zu lesen.

Nehmen wir als Beispiel ein Meeting mit Abteilungsmanagern und den ihnen zuarbeitenden Teamleitern von den Standorten in Indien, USA und Europa. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Conference Calls nennen wir der Einfachheit halber IN1, US1, EU1 und so weiter.

Der Abteilungsmanager (US) sagt:

“I am happy that we could schedule this kick off meeting so quickly. I already sent you a note some weeks ago that we expect this new contract coming in and that we will require the needed data from the customer.
Let me welcome our team leads! They are doing a great job, this is very much valued! You guys are great and you are completely empowered to fill in the details on this new contract! Go for it!”

Chat:

IN1: “Did he really say that?”
EU1: “What?”

IN1: “That we have to fill in the details.”
US1: “Yes!”

IN2: “What does he mean???”
EU2: “I think in fact he means that they know about this new contract since 2 months and completely forgot to request the data and get things prepared. So nothing has been set up yet!”
IN2: “And the contract starts tomorrow…”

US2: “OMG”

IN1: “One of us has to tell them that we will not get this done until tomorrow!”

US1: “I did last time!”

EU2: “Ok, my turn…”

…und so kann es fröhlich weitergehen! Die gemeinsame Suche nach dem “Sinn hinter den Sätzen” kann sehr hilfreich sein, wenn man es mit Managern zu tun hat, die irgendwann mal gelernt haben, alles (aber auch wirklich alles!) was sie sagen, in Positivität und Begeisterung einzupacken.

Die Kommunikationsverwirrung bei Conference Calls erreicht meist ihren Höhepunkt, wenn sich einzelne Teilnehmer aus dem Auto einwählen. Fast immer ist die Akustik schlecht, und die Person muss ja auch noch Konzentration für das Autofahren übrig haben. Das kann zu überraschenden Missverständnissen führen. Hier ein Beispiel aus einem unserer eigenen Harlekin-Calls:

T1: “Ich ruf dann noch Ricarda an.”

T2 (aus dem Auto): “Was ist mit Karajan?”

In diesem Sinne – viel Spass bei Ihren nächsten Conference Calls!

Bildquellen

bbr

Autor: bbr

Hallo, ich bin Beate Brinkman, der bbr.harlekin. Ich bin Redakteurin und Autorin für den Harlekin.Blog e.V. im “Hauptberuf” international Supervisor in einem IT-Unternehmen. Dort beschäftige ich mich schwerpunktmässig mit der Führung und Organisation internationaler Teams und mit den “Risiken und Nebenwirkungen” multikultureller Teamarbeit. Ich lebe seit 15 Jahren in den Niederlanden und habe festgestellt, dass schon allein die kulturellen Unterschiede zwischen Deutschen und Niederländern ein ganzes Buch füllen können (und auch bereits füllen – ein sehr amüsantes Beispiel dafür ist das Buch “Auf Heineken könn wir uns eineken” von Kerstin Schweighöfer). Weil in dem Unternehmen, für das ich tätig bin, mit den Jahren auch noch Unternehmensstandorte in USA und Indien dazugekommen sind, gab es im Themenumfeld multikultureller Teamarbeit ständig mehr zu entdecken. Und es wurden dadurch natürlich auch mehr Fehler gemacht, aus denen wir lernen konnten.

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